АТАПИ Софтвер - поставка и внедрение систем ввода данных, систем  документооборота, разработка OCR-приложений, приложений машинного зрения, оцифровка печатных материалов и архивных данных
Решения оптического распознавания и оптимизации документооборота
Скачать в формате PDF

ОАО «Востокгазпром» автоматизировал ввод данных из финансовых и учетных документов с помощью ABBYY FlexiCapture

ОАО «Востокгазпром», одно из крупнейших добывающих предприятий Сибири, ведёт активную хозяйственную деятельность и, как следствие, ежедневно сталкивается с большими объёмами финансовой и учётной документации, значительная часть которой приходит в компанию в бумажном виде. Такие документы как расходные и приходные кассовые ордера, накладные и акты, связанные с движением материальных ценностей и т.д., состоят порой из нескольких страниц, полностью занятых текстом в плотной табличной вёрстке. Для предприятий такого уровня как «Востокгазпром» оперативный доступ к учётным и финансовым данным – безусловный залог успешной хозяйственной деятельности. Чтобы обеспечить такой доступ, требовалось наладить оперативный и точный, с минимальным количеством ошибок, ввод данных из бумажных документов в информационную систему; и эта задача успешно решалась компанией.

Однако, по мере развития технологий оптического распознавания для компаний продолжают открываться всё новые и новые возможности. Многие стандартизованные документы (так называемые «формы»), которые раньше оценивались как сложные для машинного распознавания, теперь могут быть обработаны автоматически на базе современных технологий. При этом тот же самый объём данных может быть обработан с требуемым качеством, но в несколько раз быстрее, либо в несколько раз меньшим числом операторов ввода. Это позволяет компаниям оптимизировать процесс обработки информации: сократить стоимость ввода и переориентировать имеющиеся трудовые ресурсы на решение более насущных задач.

Управление информационных технологий ОАО «Востокгазпром» видит ИТ как средство достижения конкурентных преимуществ для компании и постоянно развивает информационную инфраструктуру предприятия. Деятельность компании автоматизирована на базе нескольких лучших в своём классе информационных систем, которые работают как комплексная информационная платформа. Осознав возможности, которые даёт автоматизация ввода бумажных документов, компания в 2011 году приняла решение о внедрении такой технологии и начала поиск подходящей системы. Специалисты управления провели исследование рынка и выбрали продукт ввода данных, отвечающий их требованиям – систему ABBYY FlexiCapture от компании ABBYY. Поиск ближайшего партнёра ABBYY по внедрению привёл их в компанию АТАПИ Софтвер, которая является авторизованным партнёром ABBYY в Сибири и обладает более чем десятилетним опытом внедрением систем ввода данных у корпоративных клиентов.

По запросу «Востокгазпрома» наша компания провела комплекс работ по установке и настройке программного комплекса ABBYY FlexiCapture. Работы включали в себя:

  • анализ требований предприятия
  • поставку программного комплекса ABBYY FlexiCapture в комплектации, рассчитанной на необходимый компании объём документооборота
  • разработку 25 новых шаблонов для обработки основных типов стандартизованных документов (форм), используемых на предприятии
  • интеграцию с существующей архивной системой

Решение, поставленное нашей компанией, позволило автоматизировать следующие процессы:

  • загрузку отсканированных документов из "горячей" папки
  • сортировку документов по типу
  • индексацию документов
  • сборку всех страниц, относящихся к документу, в единый файл, контроль целостности итогового файла, конвертацию файла в формат PDF+текст и прикрепление к карточке документа в архивной системе
  • заполнение карточки документа извлечёнными текстовыми данными (занесение ключевых данных в соответствующие поля
  • проверку занесённых данных при помощи заданных правил проверки (контрольная сумма, форматы «дата», «сумма»), подсветка потенциальных ошибок распознавания (неуверенно распознанных символов) для проверки оператором
  • экспорт данных в электронный архив предприятия

Внедрение было полностью завершено к осени 2012 года. Затем специалисты АТАПИ Софтвер провели обучение сотрудников ОАО "Востокгазпром" работе в программе ABBYY FlexiCapture; это обеспечило быстрый старт работы в системе и возможность для компании сразу получить доступ ко всем преимуществам автоматизированного ввода.

Теперь оператору требуется только проверить автоматически заполненные данные в удобном и интуитивно понятном интерфейсе, исправить ошибки распознавания (если они есть) и подтвердить экспорт; все остальные стадии обработки документов – кроме, разумеется, подачи бумажных носителей в сканер – выполняются автоматически. Временные затраты на этапе ввода данных сократились в несколько раз; при этом самим фактом автоматизации обеспечивается высокая точность ввода информации за счёт сведения к минимуму человеческого фактора.

«Тонкая настройка» на бизнес-процессы клиента, проведённая нашими специалистами, позволила клиенту получить ряд дополнительных ценных для него преимуществ. Кроме настройки шаблонов и правил, специфических для входящих документов, это следующие возможности:

  • При экспорте в архивную карточку каждого документа автоматически прописываются его ключевые реквизиты (например, номер и дата документа, ИНН контрагента и т.д.) и номер пакета обработки
  • Исходное изображение документа и результаты его полнотекстового распознавания прикрепляются к карточке документа в архиве в формате "PDF + текстовый слой". Такой способ хранения даёт возможность поиска по полному тексту документа – а не только по ключевым полям, таким как дата, сумма, номер документа, контрагент и т.д.; это повышает прозрачность информации для поиска и позволяет быстро реагировать на информационные запросы от внутренних и внешних инстанций

Специалисты управления информационных технологий ОАО «Востокгазпром» высоко оценили качество услуг АТАПИ.

Мы благодарим ООО «АТАПИ Софтвер» за высокий уровень профессионализма, комплексный подход при решении задач и быструю реакцию на запросы пользователей, проявленные в ходе реализации проекта.'

Андрей Александрович Щуков
Начальник отдела информационных систем
Управления информационных технологий
ОАО «Востокгазпром»

О компании Востокгазпром

ОАО «Востокгазпром» (г.Томск) – крупнейшая газо- и нефтедобывающая компания Западной Сибири, дочерняя компания российской газовой корпорации ОАО «Газпром». Компания специализируется на освоении месторождений со сложной геологической структурой и обеспечивает полный производственный цикл добычи нефти и природного газа: от освоения месторождений и добычи углеводородного сырья до подготовки до получения товарной продукции и глубокой переработки. Сегодня деятельность компании позволяет в значительной степени обеспечить потребности в газовом топливе Томской, Новосибирской, Омской и Кемеровской областей.