АТАПИ Софтвер - поставка и внедрение систем ввода данных, систем  документооборота, разработка OCR-приложений, приложений машинного зрения, оцифровка печатных материалов и архивных данных
Решения оптического распознавания и оптимизации документооборота

Внедрение и поддержка решений ABBYY

Кому из нас не знаком вид полок, заставленных пыльными папками с документами? Это такой же традиционный элемент офисного интерьера, как рога и шкуры в охотничьей избушке. Найти нужный пункт в договоре с поставщиком для многих по-прежнему означает открыть пухлый скоросшиватель с документами за определённый год/квартал и листать страницы. И это – при современном уровне развития технологий, когда в каждом, даже небольшом, офисе есть сканер или МФУ!

К сожалению, как мы знаем, сканирование не решает задачу ввода документов в компьютер. Помимо графического изображения, которое мы получаем со сканера, нам требуются содержащиеся в документе ключевые данные: дата, номер документа, поставщик, сумма (если речь идёт о финансовых документах), количество позиций и многое другое.

Если бизнес-процесс требует ввода больших объёмов «бумажных» данных – например, при обработке товарных накладных в торговых компаниях – собственник вынужден либо держать на работе штат операторов, либо поручать ввод данных, эту рутинную, по сути, задачу, специалистам более высокой квалификации (товароведу, завскладом, бухгалтеру), которые, в результате, тратят существенный процент своего времени не самым эффективным для компании образом. Кроме того, под конец дня даже самый опытный специалист устаёт и начинает делать ошибки. В крупных компаниях с большой и разнообразной номенклатурой такие ошибки могут привести, например, к путанице в управлении запасами – что, в конечном счёте, приведёт к убыткам.

Относительно небольшие компании и организации успешно обходятся без автоматизированного ввода данных, так как объём входящих документов не столь велик. Но у многих из них есть свои задачи, требующие решения. Это могут быть, например, анкеты-заявки на получение дисконтных карт в предприятиях розничной торговли. Или, в случае с промышленными предприятиями, это могут быть производственные архивы, содержащие уникальную информацию (схемы и чертежи заводских сооружений и агрегатов, техническую документацию на проекты и т.д.), потеря которой может быть для организации критична. Собственник может предпринимать различные меры для обеспечения безопасности бумажного архива, но полностью спокойным за судьбу документов можно быть только тогда, когда вся ценная информация продублирована в электронном виде – причём, не просто отсканирована, а проиндексирована по ключевым параметрам для последующего поиска.

Решение проблемы

Решение есть – это автоматизированный ввод информации в компьютер с помощью современных технологий оптического распознавания. Мы предлагаем поставку и внедрение «под ключ» систем ввода данных российской компании ABBYY.

Внедрение систем ABBYY даёт прирост производительности ввода данных в 3-10 раз* по сравнению с ручным вводом. Это фактически означает, что там, где раньше требовалась работа трёх операторов, в большинстве случаев достаточно одного; при этом обеспечивается более высокое качество ввода. Просто представим себе, что вместо того, чтобы вручную «забивать» в систему данные из товарной накладной на 50 позиций (~40 минут рабочего времени), сотрудник просто проверяет уже занесённые в поля данные – с возможностью подтвердить экспорт, либо отредактировать те или иные позиции, взглянув при необходимости на исходную скан-копию документа (~5 минут).

Существует возможность удалённой работы операторов в системе через веб-интерфейс; таким образом, предприятие может не только сократить число операторов, но и дополнительно сэкономить на накладных расходах и содержании рабочих мест в офисе.

И вы сможете легко найти любую формулировку в любом договоре, повысить эффективность работы ваших профильных специалистов, улучшить основные показатели деятельности и, главное, быть уверенными в полноте, точности и сохранности ваших ключевых данных!

Конечно, для сохранности данных нужно ещё обеспечить их оптимальную защиту, уже на электронных носителях, а для точности – внимание ответственных сотрудников, контролирующих ввод информации, но мы обеспечиваем главное: возможность сконвертировать вашу ценную информацию, «запертую» в бумажных носителях, в формат, в котором она будет вам доступна для адекватной работы с ней. А это значит: обеспечить современный, надёжный и быстрый способ конвертации графических данных в текст – и сделать так, чтобы этот способ работы с данными стал органичной частью вашей ИТ-инфраструктуры.

Почему именно ABBYY

Системы ввода данных российской компании ABBYY – одни из лучших в своём классе. В отличие от их российских аналогов, они признаны на международном уровне; сегодня этими программными продуктами пользуются более 3 000 000 пользователей в более чем 130 странах мира. В России на базе этих систем автоматизированы такие процессы как обработка всероссийских результатов ЕГЭ, обработка данных Росфинмониторинга, ФНС России и многих других крупных организаций. Системы ABBYY – это высокое качество распознавания, конкурентоспособный список функциональных возможностей и удобство интерфейсов на уровне лучших мировых стандартов. И всё это – не просто локализованное, а от российского производителя, знакомого со спецификой российского документооборота во всех подробностях и на собственном опыте.

Почему АТАПИ Софтвер

Наша компания была создана в 2001 году как партнёр ABBYY по доработке (оптимизации) решений ввода данных под нужды корпоративных клиентов. До недавнего времени мы занимались этой работой, в основном, на международном рынке, работая в качестве субподрядчиков ABBYY для таких компаний как Fujitsu, Kofax, Océ, Apple, Налоговая служба Литвы и многие другие. В Новосибирске мы успели зарекомендовать себя в проектах для мэрии г.Новосибирска, платёжной системы «Золотая Корона», компании Инмарко. Выбирая нас как поставщика, вы выбираете стабильную компанию с хорошей репутацией, глубокое знание продуктов ABBYY, многолетний опыт разработок в области автоматизации документооборота и высокие стандарты облуживания: у нас работает штат квалифицированных специалистов, прошедших обучение и стажировку в ABBYY (разработчиков и специалистов по внедрению) и опытных менеджеров проектов.

Зачем нужна настройка «под ключ»

Если просто отсканировать документ (например, счёт или счёт-фактуру) и применить к нему систему оптического распознавания (пусть даже ABBYY FineReader) без предварительной настройки, мы получим примерно такой же по качеству результат, как при переводе текста автопереводчиком. Система «захватит» много лишней информации, а ключевую информацию увидит как таблицу, которую отформатирует по своему усмотрению; оператору потом придётся вручную копировать ключевые данные в нужные ячейки конечной системы. Такой процесс вряд ли позволит что-либо оптимизировать – те же усилия, которые тратились на ввод, операторы будут тратить на поиск нужной информации в электронном документе и её копирование. Поэтому для распознавания типовых документов в системах ABBYY существуют так называемые гибкие шаблоны, которые настраиваются отдельно для каждого типа документов и позволяют автоматически извлекать из них необходимые данные и заносить в нужные поля карточки документа в конечной системе. Для типовых российских документов (паспорта, товарные накладные, счета-фактуры и др.) есть готовые шаблоны, которые достаточно просто подключить; для нестандартных случаев наши специалисты готовы настроить с нуля шаблон любой сложности, даже для слабоструктурированных документов – либо предложить иное решение оптимизации.

Кроме того, в системах ABBYY существует возможность настроить автоматическое разделение потока отсканированных изображений на документы; при этом система будет автоматически определять для каждого документа его тип, применять соответствующий шаблон и извлекать необходимые данные. Если требуется сохранить исходное изображение, система автоматически сформирует файл, в котором содержатся отсканированные копии всех страниц документа, пропишет в его имени заданные параметры из числа извлечённых данных и прикрепит к карточке документа в конечной системе как приложение.

Есть возможность настроить правила автоматической проверки (контрольная сумма для счетов, форматы данных «дата», «сумма» и т.д.) для каждого типа документов. Для типовых позиций номенклатуры, не совпадающих с базой данных, есть возможность реализовать автозамену по справочнику соответствий (например, «Бирюса 123» - это всегда «Холодильник Бирюса 123»); если попадается вариант, отличный от «Бирюса 123» (например, одна цифра из 123 не распозналась), оператору выдается соответствующее сообщение и предлагаются на выбор все присутствующие в базе варианты замены, похожие на распознанный текст. Все описанные выше процедуры настраиваются индивидуально для каждого клиента с учётом его бизнес-процессов и стандартов ведения документооборота.

И наконец, можно настроить экспорт в любую систему – в 1C, в систему электронного документооборота или архивную систему. При этом процедуру верификации (проверки) данных можно настроить таким образом, чтобы оператор работал в интерфейсе, полностью аналогичном интерфейсу конечной системы. Всё это действительно экономит время оператора и деньги компании, а не «автоматизирует ради автоматизации».

Почему нельзя совсем обойтись без оператора

Какой бы «умной» ни была система распознавания, она будет делать ошибки. Как минимум в случае, если документ отсканирован/напечатан некачественно, или если часть символов «уползла» на сгиб (типичная проблема при сканировании сброшюрованных документов обычным сканером).

Однако если раньше оператору нужно было всё делать вручную, теперь он только «принимает работу», которую за него полностью сделала система – проверяет ключевые данные каждого документа, уже занесенные в соответствующие поля; при этом символы, в которых система сомневается, специально помечены цветом для удобства проверки.

Для сложных случаев - например, когда в отсканированном документе пропущена часть страниц, либо значение номенклатуры отсутствует в базе, в системе предусмотрена роль старшего оператора. Это может быть ответственный сотрудник, но его обязанности по обработке документов сократятся до контролирующих функций и разбора нештатных ситуаций.

Что ещё вам может понадобиться

Помимо собственно внедрения продукта ввода данных (его настройки «под ключ» и интеграции с существующим программным обеспечением), мы оказываем ряд сопутствующих услуг.

Это, в первую очередь, услуги консалтинга. Мы можем порекомендовать информационную систему для хранения введённой информации: систему документооборота, электронный архив или иное решение. Если потребуется, мы также порекомендуем варианты архитектуры комплекса и определим аппаратные требования, которые позволят вам добиться оптимальной производительности и обеспечить безопасность ваших данных, с учётом вашей существующей инфраструктуры.

Если вам нужно вводить документы, требующие предварительной обработки (например, «зашумлённые» факсовые копии), мы можем разработать на заказ программные компоненты, которые осуществляют такую обработку на предварительном этапе и позволяют существенно улучшить качество распознавания системой.

Кроме этого, мы можем обучить операторов работе в системе, помочь с разработкой бланков машиночитаемых форм, предназначенных для сбора данных/заполнения от руки и последующего распознавания (если ваша организация сама выпускает такие формы), и даже ввести в систему ваши документы силами нашего центра ввода данных.

Выводы

Мы предлагаем использовать возможности современных технологий оптического распознавания, чтобы упростить, ускорить и удешевить ваши процессы ввода данных.

Кроме этого, мы предлагаем полный комплекс сопутствующих услуг, которые позволят обеспечить сохранность вашей ключевой информации, мгновенный доступ к ней, и в конечном итоге вывести ваше предприятие на новый уровень автоматизации.

Мы видим свою задачу в том, чтобы помочь компаниям извлечь из технологий оптического распознавания максимум эффективности, чтобы ваши инвестиции в эти технологии вернулись к вам как можно быстрее.

*По данным ABBYY, полученным на базе финансовых документов.

Наши основные проекты в этой области

Внедрение решения оцифровки данных в новосибирском городском архиве

Автоматизация ввода бланков с результатами "Тотального диктанта"

Поставка системы ввода данных ABBYY FlexiCapture в ОАО "Востокгазпром"

Автоматизация обработки анкет на получение дисконтных карт для сети магазинов "НОВЭКС"

Настройка линии автоматической обработки торговой документации в компании "Инмарко"